1、認真貫徹“以防為主、防治結合”的原則，要有適宜保管文件資料的庫房、廚房和切實可行和“六防”(防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲蛀鼠咬)措施。
2、文件由兼職管理，所有的文件要定期上繳，如需借閱要廠長簽字批準，需有關登記記錄。
3、對文件統一編號、發放、修改、回收、存檔、保證各環節使用有效版本肯清晰、完整的文件。
4、由于換版修改面作廢的文件及時收回。
5、編制本廠文件清單，以使文件處于受控管理狀態。
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